Workflow Lima Langkah untuk Manajemen Produktivitas Bebas Stres

Melanjutkan posting sebelumnya tentang gagasan David Allen – Getting Things Done, sekarang kita masuk ke bagian empat, yakni tentang Worflow Lima Langkah untuk Manajemen Produktivitas Bebas Stres.

The knowledge that we consider knowledge proves itself in action. What we now mean by knowledge is information in action, information focused on results.
-Peter F. Drucker

Pertama-tama, marilah kita bahas dulu manajemen horizontal. Untuk mengambil kendali dari proyek dan komitmen Anda, dan pada akhirnya kehidupan Anda, adalah dengan cara menjalani proses lima-langkah:

1. Mengumpulkan apa² yang ada -berkutat, membebani- di pikiran Anda
2. Memproses apa maksud dari kesemuanya dan apayang perlu dilakukan padanya
3. Mengorganisiri hasilnya untuk Anda…
4. Tilik atau review sebagai pilihan yang Anda kemudian…
5. Lakukan

The quality of the workflow management is only as good as the weakest link.

Metode ini begitu gamblang dan sebenarnya merupakan apa yang biasa orang² lakukan untuk merampungkan suatu urusan. Namun, apa yang perlu kita lakukan adalah meningkatkan bagaimana penanganan dari setiap langkah ini. Kebanyakan orang tak mampu menghimpun segala urusan atau memprosesnya dengan baik; yang lain buruk dalam mengorganisir hasil; sementara yang lain gagal mereviewnya secara konsisten. Bila Anda masih belum mampu melakukan salah satu dari keempat langkah di awal dengan baik, maka apa² yang Anda putuskan untuk lakukan bisa jadi bukanlah pilihan terbaik.

A.Menghimpun atau Mengumpulkan (Collect)

Agar pikiran bisa terbebas dari kecantol pada segala urusan, Anda harus pastikan telah menangkap dan mengumpulkan seluruh urusan yang perlu Anda lakukan.

Maka pertama, sama seperti mengisi sebuah timba/ember, kumpulkanlah seluruh hal yang Anda anggap belum lengkap/rampung -pribadi, kerjaan, besar atau kecil, penting atau remeh. Ini artinya segala perihal yang Anda ingin jadikan kondisinya berubah dari yang sekarang ini, dan Anda berkomitmen untuk menindaklanjutinya. Sederhananya: apapun urusan yang berlabel ‘should ‘ atau ‘ought to'(sebaiknya), dan juga ‘need to’ (harus di__), maka itu berarti adalah urusan yang belum rampung.

Gunakan beragam perangkat untuk aktivitas pengumpulan ini:

1. Wadah fisik (misal rak plastik, kotak kayu atau yang semacamnya)
2. Perangkat catat berbasis kertas
3. Perangkat catat berbasis elektronik
4. Perangkat rekam suara
5. e-mail

Dengan perangkat² di atas bagaimanapun belumlah menjamin pengumpulan yang sukses. Banyak orang sudah menggunakan perangkat² di atas, namun masih merasa tidak ada kendali. Maka untuk memastikan bahwa sistem Anda memang benar² berhasil, Anda perlu melakukan yang berikut ini:

• Setiap loop terbuka harus berada di sistem koleksi Anda dan itu artinya juga berada di luar kepala Anda. Klo di pikiran Anda masih tersimpan segala ‘urusan’, maka Anda jadi kurang termotivasi untuk menggunakan dan mengosongkan timba urusan Anda.
• Anda harus punya sesedikit mungkin jumlah keranjang (yang menandakan kategori) untuk menampung semua urusan² Anda, agar tidak malah ribet dan membingungkan
• Anda harus mengosongkannya dengan teratur: ini bukan berarti Anda harus melakukan seluruh yang ada di keranjang; melainkan bahwa Anda harus secara teratur mereview apa² yang Anda temukan di sana, dan lalu memutuskan apa yang perlu Anda lakukan terhadapnya. Anda tidak menyimpan untuk seterusnya di sana; pokoknya harus dikeluarkan. Tidak membuang isi keranjang urusan sama saja dengan tidak pernah membuang sampah rumah Anda.

B.Memproses (Process)

Setelah Anda punya koleksi urusan, maka berikutnya telusuri dan periksalah satu-satu dengan pertanyaan berikut ini:

1. What is it? Ini apa sih? Ini bukanlah pertanyaan konyol. Kebanyakan kita menyimpan sesuatu di keranjang kita selama berhari-hari, bulan atau bahkan tahun (seperti email dari departemen lain, rekanan kerja, dan sebagainya) hanya karena kita sejak awal telah gagal mengidentifikasi sebenarnya itu apa atau punya arti apa itu terhadap kita, dan juga apakah kita benar² perlu mengambil tindakan terkait dengannya. Maka tanyakan, “Apakah Anda memang perlu melakukan sesuatu terhadapnya?”
2. Is it actionable? Apakah ini bisa melahirkan tindakan? Bila jawabannya adalah IYA, maka putuskan apakah aktivitas seketika yang sebaiknya dilakukan dan segeralah lakukan. Bila jawabannya adalah TIDAK, maka Anda bisa membuangnya, atau menyimpannya karena barangkali dia akan melahirkan tindakan di masa depan (inkubasi), atau menyimpannya karena dia bisa jadi informasi yang berharga (referensi).

Memutuskan apa tindakan terdekat artinya Anda menentukan aktivitas konkrit dan tampak yang perlu dilakukan, dalam rangka memindahkan realitas saat ini menuju ke arah penyelesaian. Ini bisa berbentuk semisal melakukan panggilan telepon, menuliskan gagasan untuk pertemuan berikutnya, berbicara pada seseorang, melakukan penelitian dan sebagainya.

Setelah Anda memutuskan apa langkah berikutnya, Anda punya tiga pilihan:

1. Do It (lakukan itu). Bila suatu tindakan butuh waktu kurang dari dua menit, maka itu harus segera dilakukan seketika setelah dia didefinisikan.
2. Delegate it (delegasikan itu). Bila tindakannya sekiranya berdurasi lebih dari dua menit, tanyakan pada diri Anda apakah Anda adalah orang yang tepat untuk melakukannya. Bila jawabannya adalah tidak, maka delegasikan.
3. Defer it (tunda/tangguhkan itu). Bila tindakannya butuh lebih dari dua menit, dan Anda adalah orang yang tepat untuk melakukannya, tundalah bertindak atasnya dan letakkan pada daftar “Next Action.”

C.Organisir/Atur (Organize)

Setelah Anda merampungkan tahap pemrosesan, Anda akan punya delapan kategori pengingat dan bahan² yang menjadi hasil dari pemrosesan Anda (silahkan lihat lagi diagram di atas). Bersama-sama mereka membentuk sebuah sistem untuk mengorganisir apapun yang menjadi urusan Anda. Seluruh kategori itu perlu diorganisir dan secara fisik disimpan dalam format tertentu, seperti daftar atau pengingat lain yang bisa ditilik atau ditemukan lagi.

Untuk hal² yang tidak melahirkan tindakan (atau apapun yang Anda katakan ‘tidak’ di diagram), kategori yang dimungkinkan darinya adalah sampah, perangkat inkubasi (someday-suatu saat/maybe-mungkin), dan simpanan referensi. Untuk hal² yang masuk kategori sampah, Anda perlu segera buang dengan segera. Daftar Someday/Maybe bisa berguna dan menginspirasi, mengingat mereka bisa berisi daftar dari apa2 yang Anda mungkin perlu lakukan suatu saat nanti, sama halnya seperti area parkiran untuk proyek² nanti. Ini bisa berbentuk semisal saja belajar bahasa asing baru, aktivitas olahraga atau yang lain. Wilayah reference berisi informasi yang punya nilai intrinsik dan bisa bermanfaat di masa depan.

Untuk mengatur hal² actionable atau yang bisa ditindaki (bagian yang ‘yes’ ), Anda perlu daftar proyek, penyimpanan untuk rencana proyek dan material pendukung, kalender, daftar next action, dan daftar pengingat dari hal² yang Anda nantikan.

Proyek di sini didefinisikan sebagai hasil apapun yang membutuhkan lebih dari satu langkah tindakan.

Daftar proyek tidaklah harus disusun dalam urutan tertentu, yang penting dia adalah sebuah daftar master/utama yang bisa Anda tilik atau review secara teratur. Sebagai contoh, bagian daftar Proyek bisa terlihat sebagai berikut:

• Merekruit karyawan baru
• Liburan keluarga
• Acara makan-makan dengan karyawan
• Menerbitkan buku
• Merampungkan upgrade komputer
• Memfinalisasi anggaran

Rencana Proyek dan Material Pendukung adalah informasi relevan yang bisa membantu Anad mengimplementasikan proyek dan bisa Anda susun berdasarkan tema atau topik. Untuk kategori Next Action, Anda membutuhkan 1) sebuah kalender dan 2) daftar Next Actions. Kalender adalah tempat Anda meletakkan tiga hal:

1. Tindakan peka waktu – hal² yang perlu Anda lakukan di waktu tertentu (semisal janjian)
2. Tindakan peka hari -hal² yang perlu Anda lakukan tepat di hari tertentu (pelaporan, telepon, dan sebagainya) namun juga tak tertutup kemungkinan juga merupakan aktivitas peka waktu
3. Informasi peka hari – hal² yang Anda perlu ketahui pada hari tertentu (jadwal penerbangan, ancer² atau lokasi pertemuan, dan sebagainya)

Kalender Anda harus menjadi wilayah yang sakral. Dalam artian, manakala Anda sudah menuliskan sesuatu di sana, maka itu ya harus dilakukan sesuai dengan waktunya. Penulisan kembali atau modifikasi hanya boleh untuk janjian yang diundur. Daftar ‘Next Actions’ adalah di mana Anda meletakkan aktivitas yang lebih lama dari dua menit dan yang tak bisa didelegasikan, di mana aktivitasnya tidak harus dilakukan di waktu atau hari spesifik, sehingga tidak perlu dimasukkan di dalam kalender. Bila Anda punya sekitar 20 atau 30 saja daftar Next Action ini, maka Anda bisa meletakkannya di dalam satu file. Tapi bila Anda punya lebih dari itu, maka sebaiknya Anda bagi lagi ke dalam kategori², seperti “Panggilan”, “Pertanyaan Proyek”, dan sebagainya.

Anda juga perlu sebuah daftar tunggu atau “Waiting For” untuk seluruh urusan yang telah Anda letakkan di kategori “delegasikan”, dan yang orang lain masih harus lakukan terlebih dahulu sebelum Anda bisa menindakinya. Setelah Anda membuat seluruh daftar itu, Anda harus mebmuat sebuah sistem pengorganisiran pribadi.

D.Review

Setelah Anda mengorganisir seluruh urusan Anda, Anda perlu mereviewnya secara berkala, untuk melihat apa2 yang sudah dilakukan. Lagipula, menulis itu kan berbeda dengan mengerjakan.

Lakukan review mingguan dari seluruh open loops atau proyek, Rencana Proyek, Tindakan Terdekat, Kelender, Menunggu, dan juga daftar Someday/Maybe. Ini juga memberikan Anda kesempatan untuk memastikan bahwa kepala Anda sudah bersih dari seluruh jalinan benang putus dari segala urusan Anda yang telah dikumpul, diproses dan diorganisir.

Review mingguan adalah saat untuk:

• Mengumpulkan dan memproses seluruh urusan Anda
• Mereview sistem Anda
• Memperbaharui (update) daftar Anda
• Get clean, clear, current and complete

Most people feel best about their work when they’ve cleaned up, closed up, clarified, and rnegotiated all their agreements with themselves and others. Do this weekly instead of yearly.

Di samping review mingguan, Anda juga perlu mempunyai suatu gambaran besar. Ini artinya Anda perlu jelas tentang bagaimana sih gambaran besar dari kehidupan Anda, termasuk juga visi Anda terkait Anda ingin menjadi seperti apa dalam beberapa tahun ke depan. Anda perlu punya kejelasan pemikiran terkait wilayah tanggung jawab utama Anda (keluarga, kerja, dan sebagainya). Hal ini akan memberikan Anda perspektif yang lebih jelas terkait apa sih tindakan Anda saat ini dan bagaimana jadinya nanti proyek² Anda.

E.Lakukan (Do)

You have more to do than you can possibly do. You just need to feel good about your choices.

Bahkan dengan sistem pengaturan pribadi Anda, setiap keputusan untuk bertindak masihlah merupakan perihal yang bersifat intuitif; apakah Anda akan melakukan panggilan telepon ataukah yang lain. Tantangannya adalah untuk bermigrasi dari sekedar ‘berharap’ bahwa itu merupakan pilihan yang tepat kepada ‘mempercayai’ bahwa itu adalah pilihan yang benar. Dasar dari proses workflow ini adalah untuk memfasilitasi kualitas pengambilan keputusan atas apa² yang perlu dilakukan pada suatu saat tertentu.

Misal pada pukul 15.32 di hari Rabu, bagaimana Anda memutuskan apa yang sebaiknya dilakukan? Anda bisa menggunakan kriteria berikut ini:

1. Konteks. Ada aktivitas yang bisa dilakukan di mana saja (semisal curah gagasan pribadi dengan pensil dan kertas), tapi ada juga hal2 yang hanya bisa dilakukan di rumah atau di kantor, di dekat komputer atau telepon.
2. Waktu Tersedia. Jangan memulai aktivitas 30 menitan bila ternyata Anda hanya punya 10; lakukan saja apa yang memang hanya menghabiskan 10 menit atau kurang.
3. Energi atau tenaga yang tersedia. Jangan memulai aktivitas susah manakala Anda merasa lelah; lakukan saja hal yang bisa dijalani dengan lebih santai.
4. Prioritas (tanyakan pada diri Anda: dengan mempertimbangkan konteks, waktu tersedia dan tenaga, aktivitas manakah yang paling memberikan dampak terbesar?)

Aktivitas Eksekusi ini meliputi: Melakukan aktivitas yang telah ditentukan (yakni yang ada di kalender atau daftar Next Action), melakukan kerjaan yang tiba² muncul (tugas tak terduga, tamu dadakan, aktivitas genting -emergency-), memperjelas kerjaan Anda (memecah proyek baru ke dalam langkah² yang bisa ditindaki, dan memproses input selama Anda melakukannya).