Produktivitas Karyawan Hanya Tiga Hari dalam Seminggu

Rapat yang tidak efektif, sasaran yang nggak jelas, kurangnya komunikasi dalam tim adalah pembuang waktu terbesar yang membuat karyawan merasa produktivitas dirinya hanya sepertiga waktu saja dalam seminggunya. Menurut survei online yang diadakan oleh Microsoft, responden juga mengatakan bahwa mereka berpacu untuk kebutuhan bekerja lebih lama sementara juga ingin mencari keseimbangan hidup yang lebih baik. Mereka juga menyadari bahwa dirinya sedemikian bergantung pada perangkat teknologi untuk membantu urusan pribadi dan produktivitas profesional.

Dengan tanggapan dari lebih 38.000 orang di 200 negara, Microsoft Office Personal Productivity Challenge, merata-rata produktivitas para karyawan berdasarkan 18 pernyataan tentang kondisi kerja mereka. Klo di Amerika, temuannya adalah sebagai berikut:

• Karyawan bekerja rata-rata 45 jam dalam seminggu; tapi 16 jam darinya ternyata terbilang tidak produktif.
• Setidaknya 16 persen dari partisipan menggantungkan produktivitas mereka pada software.
• Lebih dari 66 persen mengatakan bahwa mereka tidak memiliki keseimbangan antara kerjaan dan kehidupan normal.
• Hanya 31 persen mengatakan bahwa mereka menggunakan perangkat dan teknik penjadwalan yang teruji.
• Perempuan memiliki skor produktivitas rata-rata sebesar 70 persen, sementara yang laki-laki 68 persen.
• Para karyawan berkata mereka mendapatkan 56 pesan email setiap harinya
• Masalah produktivitas terbesar adalah penundaan, 42 persen, kurangnya komunikasi dalam tim, 39 persen, dan pertemuan yang tidak efektif, 34 persen.

Hasil dari survei ini tidaklah mengejutkan kebanyakan karyawan. Penundaan terjadi manakala informasinya ndak jelas, atau sang karyawan tidak merasa nyaman dengan kerjaannya. Para karyawan seringkali mengeluhkan bahwa sasarannya ngambang dan informasinya tidak dikomunikasikan dengan baik.

Terkait hasil survey Microsoft yang menemukan bahwa banyak karyawan yang sedemikian bergantung pada teknologi untuk produktivitas mereka, maka berikut adalah rekomendasi yang diberikan:

Gunakanlah sistem untuk membantu menemukan dokumen dengan cepat dan tepat. Gunakan folder untuk mengorganisir dokumen dan file2 penting. Pastikan nama dokumennya bersifat deskriptif (ngasih gambaran isinya apa) dan mudah ditemukan. Gunakan software2 pendukung produktivitas.

Pastikan seluruh komputer mem-back up dokumen dan program2 penting. Jangan lupa lakukan back up secara rutin. Lakukan back up pada hard drive internal maupun eksternal (CD, DVD, eksternal HD) untuk ‘jaminan’ keamanan lebih. Tak ada yang bisa lebih memperlambat Anda salain dari sistem yang ancur shg data2 hilang.

Karyawan perlu dilatih dasar-dasar dalam merawat komputer seperti membersihkan ruang hard disk dan defragmentasi untuk meningkatkan efisiensi komputer. Kerjaan rutin semacam ini tidaklah harus dilakukan oleh bagian IT, lha wong gampang, kan. Setiap user bisa dilatih dengan mudah kok untuk bisa melakukan maintenance pada komputer mereka sendiri.

Buatlah aturan terkait bagaimana email digunakan. Salah satu keluhan karyawan akhir-akhir ini adalah “kebanyakan email.” Maka aturlah prosedur atau protokol terkait kapankah email sebaiknya dikirim (bukan semua urusan harus diemailkan), lalu panjang dan isi email, bahkan termasuk aturan pemberian judul email.

Latihlah karyawan dalam manajemen waktu termasuk sistem prioritas. Meskipun karyawan Anda bisa jadi telah mendapatkan pelatihan tentang manajemen waktu, tapi akan baik sekali bila kompetensi mereka terus diupdate. Pastikan karyawan di semua tingkatan menerapkan sistem prioritas dan akuntabilitas waktu.