Menerapkan Saringan (Filter) untuk Merapikan Email

Filter dalam Gmail adalah fitur yang amat ampuh untuk mengorganisir email-email Anda. Saya telah menyinggung sedikit tentangnya di artikel kemarin. Berikut ini adalah contoh folder yang saya punya di akun Yahoo Mail; setiap folder selalu terisi secara otomatis berdasarkan kata kunci yang saya pilih.

Jika Anda blogger, Anda bisa mengirimkan semua notifikasi bahwa ada yang memberikan komentar dan melakukan ping langsung ke folder tertentu dalam bentuk arsip (tidak tampak di zona utama email) sehingga Anda tak merasa harus membacanya saat pertama kali melihatnya.

Hal yang sama berlaku bila Anda menggunakan email Anda yang sekarang untuk menampung notifikasi dari facebook. Terasa banget kan dalam sehari tiba-tiba sudah ada 50+ pesan baru dari mereka yang komentar di wall Anda, mengomentari foto Anda dan sebagainya. Maka langsung saja gunakan filter untuk mengirimkan langsung segala bentuk notifikasi ke folder tertentu sehingga zona utama gmail Anda benar² bersih dari notifikasi facebook. Sungguh, ini akan amat melegakan 🙂

Yang di bawah ini adalah aturan yang kenakan untuk Facebook. Artinya begini: Setiap ada email dari Facebook, jangan tampilkan di zona utama, langsung saja masukkan ke folder Facebook.

Dan entah mau pake filter atau tidak, sejak awal saya sudah mengatur jenis notifikasi di facebook agar apapun yang sampai di akun email saya tidak terlalu berlimpah. Sudahkah Anda melakukannya?

Anda juga bisa gunakan filter untuk menghapus email-terkirim yang sudah lalu lalu. Lha buat apa juga menyimpan email terkirim di tahun 2005 dulu misal. Maka buat saja sebuah saringan dengan kriteria seperti “before:2006/01/01 label:sent” dan dikenai tindakan “Delete it” (Anda perlu meng-klik OK pada dialog peringatan yang muncul).

Jika Anda ingin email dari kantor dan apapun email yang berisikan “proyek ABC” untuk masuk ke folder tertentu? Tidak masalah, hal itu bisa dilakukan. Pada bagian ‘Has the words’ isi dengan: (from:(xyz@namakantorAnda.com) OR (proyek ABC)).

Mengunci email? Atau Anda malah tidak menghendaki email tertentu terhapus? Email berharga dari sobat karib, bos atau istri atau anak Anda barangkali. Maka buatlah label “Jangan Sampe Kehapus” dan buat saringan yang langsung akan memberi tanda “Jangan Sampe Kehapus” pada setiap email masuk ataupun terkirim atas alamat yang Anda inginkan. Lalu tambahkan string “-nodelete” untuk menguncinya.

Jika Anda memiliki akun Gmail, caranya sebagai berikut:

1. Klik pada “Create a Filter” (di sebelah tombol Search the Web di bagian atas dari halaman Gmail)
2. Masukkan kriteria saringan yang Anda inginkan.
3. Silahkan klik Test Search untuk menguji saringan Anda dan melakukan coba-coba.
4. Pilihlah satu atau lebih tindakan dari daftar yang ada. Tindakan ini akan terkenakan pada pesan² yang memenuhi kriteria Anda dalam urutan di mana tindakan tersebut terdaftar –misal saja, Anda bisa memilih memForward pesan sesuai kriteria ke alamat email tertentu, lalu setelah itu menghapusnya. Asyik kan.
5. Bila Anda ingin menerapkan saringan ini terhadap email² yang sudah lalu, tandailah checkbox Also apply filter to x conversations below
6. Klik Create Filter

Untuk membuat saringan dari dalam pesan email

1. Klik pada menu drop-down di sebelah Reply
2. Pilih Filter messages like this.
3. Masukkan kriteria saringan di kotak isian yang tersedia.

Untuk mengedit atau menghapus saringan yang sudah ada:

1. Klik Settings (di bagian kanan atas halaman gmail)
2. Klik Filters
3. Carilah saringan yang Anda ingin ubah dan lalu klik tautan Edit, atau klik delete untuk menghilangkannya.
4. Bila Anda mengedit saringan, masukkan kriteria terbaru di kotak isian yang tersedia, lalu klik Next Step.
5. Perbarui tindakan yang ingin Anda kenakan pada saringan dan klik Update Filter

Anda bisa membuat sebanyak mungkin saringan (sementara kalau di Yahoo Cuma sampai 100 maksimum). Tapi hanya 20 saringan saja yang bisa memforward alamat. Anda bisa memaksimalkan saringan forwarding dengan mengombinasikan saringan.

Yang di bawah ini adalah filter yang ada di Yahoo. Secara prinsip, sama saja sih. Hanya dalam beberapa hal, google masih lebih enak.