Membuat Quota Hasil atau Waktu untuk Produktivitas

Para salespeople biasanya memiliki target berupa quota penjualan bulanan. Anda pun juga bisa menerapkan konsep quota ini untuk kepentingan produktivitas pribadi. Yang dimaksud dengan quota di sini adalah batasan berupa hasil atau waktu kerja.

Semisal Thomas Alfa Edison, dia membuat quota untuk dirinya sendiri dalam hal jumlah penemuan yang dihasilkan. Nilai quotanya adalah satu penemuan berderajat ringan atau “kecil” setiap 10 hari, dan sebuah penemuan berderajat major atau luar biasa setiap 6 bulan. Johan Sebastian Bach menulis sebuah komposisi musik setiap minggu, bahkan di kala dia sakit.

Yah, tapi itu adalah orang-orang besar, klo ‘rakyat jelata’ seperti kita ini bisanya mbikin quota apa ya?

Coba kita lihat saja:

• Berapa banyak posting yang kita tulis tiap minggu
• Berapa banyak buku yang kita baca tiap bulan
• Berapa banyak blog bermutu yang kita baca tiap minggu/hari
• Berapa banyak skill baru yang dilatih tiap bulan
• Berapa banyak rupiah yang diinfaqkan setiap minggu/bulannya
• Berapa banyak …. yang dibuat/diproduksi tiap minggu/hari

Hingga pada akhirnya ini juga akan tergantung pada jenis profesi kita masing-masing. Sehingga bila kita ternyata belum terbayang target quota semacam apa yang bisa dimunculkan dari pekerjaan kita, maka patutlah khawatir. Karena adanya quota ini juga jadi salah satu ukuran produktivitas Anda.

Bagi saya, penting sekali untuk membuat quota dalam rentang waktu yang tidak lebih dari satu bulan. Ini untuk membuat pencapaiannya bisa lebih terpantau. Menulis buku misal. Meskipun kita sudah buat target quota 1 buku tiap enam bulan, tapi ini perlu dijabarkan dalam target quota yang lebih bisa diukur, misal berapa lembar dalam satu minggunya.

Namun terkadang ukuran berupa deliverable ini tidaklah mudah untuk dibuat, khususnya bila Anda masih dalam tahap penjajakan atau belum familiar dengan bidang garap tertentu. Bila Anda sama sekali belum pernah menulis buku, maka pembuatan target semisal 10 lembar per minggu bisa jadi akan jadi siksaan. Punya mindset prestatif sih boleh-boleh saja, tapi amatlah penting bagi kita untuk miliki target yang bisa dipenuhi sbg prasyarat untuk bangun kebiasaan.

Sehingga dalam kondisi seperti di atas, yakni untuk deliverable yg Anda belum punya familaritas atasnya, Anda bisa gunakan waktu kerja sebagai ukuran alih² kuatitas atau kualitas hasil kerja. Dan menurut pengalaman saya, cara ini akan membuat pengalokasian waktu kita jadi lebih enak. Misal untuk target pembuatan 3 tulisan tiap minggu, bisa jadi pembuatan satu tulisan ambil jatah waktu hingga 8 jam, sedemikian rupa sehingga mengambil jatah waktu urusan yang lain (silahkan kontekskan untuk urusan Anda). Sementara jika yang kita jadikan ukuran adalah waktu kerja, maka akan lebih mudah bagi kita untuk membuat pengalokasian jadwal aktivitas; pokoknya tinggal taruh saja slot waktu sejumlah tertentu. Misal untuk menulis, yang penting satu harinya tiga jam, berapapun tulisan yang dihasilkan tiap minggunya.

Salah satu hal menyenangkan dari pembuatan quota ini adalah kita jadi merasa lebih yakin dengan terwujudnya target pencapaian (jangka panjang) kita. Pun juga perasaan lebih tenang, karena kita tahu bahwa setiap harinya kita secara konsisten bergerak mendekati perwujudan impian.

Selain membuat quota minimum dalam hal waktu kerja, kita juga bisa menentukan quota maksimum untuk membatasi waktu yang digunakan untuk menjalani aktivitas tertentu. Misal untuk urusan sebagai berikut…

• Mandi (Anda mandi sambil menyanyi? 🙂
• Makan (terutama klo punya kebiasaan makan sambil baca koran, e-komik atau nonton televisi/film)
• Nonton televisi, film atau nge-game
• Membaca berita (hal buruk apa sih yg terjadi bila kita menahan diri dari semua informasi yg datang tiap harinya?)
• Membaca novel
• Membaca email per hari atau per periode waktu (misal Anda punya kebiasaan membaca Email pada jam² tertentu dalam satu harinya)
• Blogwalking
• Berinteraksi dalam forum
• Chatting

Bukan lantas apa² yang dibatasi waktunya merupakan aktivitas buruk, Anda juga bisa kenakan quota minimum bahkan untuk urusan² baik yang bukan menjadi fokus Anda.

Apa yang selanjutnya penting adalah komitmen untuk menebus pemenuhan quota jika semisal itu luput dicapai dalam rentang waktu yang direncanakan. Jika misal sudah putuskan untuk buat dua tulisan dalam satu minggu tapi ternyata itu luput, maka minggu depannya harus ditebus. Ini penting sekali untuk memastikan bentukan kebiasaan kita tetap terbangun. Jika memang targetnya sudah sering luput, maka baiknya putuskan saja untuk menurunkan quota, atau bahkan sama sekali tidak menjadikannya sebagai bagian target quota. Pokoknya jangan sampai membuat diri jadi terbiasa untuk mengkhianati quota -yg jadi komitmen pribadi- ini.

4 Responses to “Membuat Quota Hasil atau Waktu untuk Produktivitas”

1. aRuL says:

   16 December 2008 at 3:52 am

   wow sampe hal segitunya harus teratur mas yakz, kalo saya utk hal yang bersifat hobby kadang tidak teratur yah namanya hobby, nah kalo pekerjaan utama itu yang harus dititik beratkan dalam target2 kerjaan.

   Reply
2. adit says:

   16 December 2008 at 9:49 am

   saya payah nih dalam perencanaan detail , rencana selalu dalam big picture melulu … yg kadang bingung, kapan punya waktu buat ngelaksanainnya

   Reply
3. edratna says:

   17 December 2008 at 6:42 pm

   Saya punya target pribadi setiap tahun yang harus dicapai, dan target ini bermacam-macam, dari yang kualitatif sampai yang kuantitatif.Nanti, dievaluasi paling tidak triwulanan.Si bungsu malah lebih detail lagi buat target pribadinya, walau jarang tercapai, karena target dia terlalu banyak dibanding dengan peluang memperolehnya. Kalau dikomentari…lha siapa tahu bisa mencapai semua….hahaha

   edratnas last blog post..Menjadi “bisa” karena kebiasaan atau karena terpaksa?

   Reply
4. eko hermonsyah says:

   4 February 2009 at 2:52 pm

   Sharing informasi…
   Menurut penelitian yang pernah saya baca (lupa judulnya), untuk membentuk kebiasaan baru yang permanen diperlukan waktu 21-40 hari secara konsisten…
   Karena secara biologis, sistem saraf otak kita juga ikut berubah. Ketika kebiasaan baru muncul, maka otak akan membentuk jaringan antar sel otak yang dihubungkan dengan dendrit (semacam jembatan) yang dilapisi lapisan mielin… Nah semakin kuat lapisan mielin ini, maka kebiasaan kita juga semakin permanin, dan itu memerlukan waktu sekitar 21 – 40 hari. Oleh karena itu, maka selama jangka waktu tersebut, kita harus benar2 konsisten…. selanjutnya akan sangat mudah bagi kita menjalankan kebiasaan baru tersebut.

   Reply