Me, On Dealing with Multitasking

HeadacheJika Anda terlibat di usaha start-up spt saya, tau sendiri deh. Biarpun udah bagi2 peran, tapi masih banyak proyek dan urusan2 yang kudu ditangani sendiri. Yang satu belum selesai, kerjaan lain udah nunggu diselesein. Meminjam istilah teman, kayak lagi renang aja, tangan kaki gerak mulu :mrgreen:. Konsep “konsentrasi layaknya garis lurus tanpa adanya distraksi dan intervensi hingga 100% penyelesaian” terasa salah dan non-feasible bagi saya, mungkin juga bagi Anda. Lha wong gimana, kerjaannya emg banyak kan. Iya nggak, sih? πŸ˜›

Hal terpenting dr pengerjaan multitasking adl penentuan apa2 yang emg kudu dikerjakan. Hukum pareto, meskipun saya bisa pahami & -klo ndak lupa- terapkan dlm konteks pembuatan & pemasaran produk, tp dlm konteks penyelesaian task harian, saya blum bisa terapkan tuh. Nilai dari 80 persen aktivitas akan terkandung dalam 20 persen aktivitas dlm daftar. Saya ndak paham, klo semuanya emg udah layak dikerjakan, lantas pareto ini buat apa?

Yang jelas, secara riil saya memang menemukan ada aktivitas2 yang awalnya terlabeli sbg Wajib tyt jadi ndak penting lagi, atau basi. Sehingga yang dilakukan tentu saja adl mendiskontinyu pengerjaannya. Dan setau saya, ini memang adl fenomena yang wajar bagi sebuah start-up bisnis.

Hal penting selanjutnya, penentuan urutan pengerjaan, ndak saya lakukan atas dasar pareto, melainkan skdr dr itung2an sederhana; manakah yang lebih mendesak & lebih cepat terselesaikan. Bagi saya, penentuan berdasarkan value & contribution hanya berlaku ketika masih dalam gambaran besar.

Pendeskripsian dan penentuan urutan ini biasa saya lakukan setiap pagi sbelum berangkat ngantor. Think on paper, begitu deh sebutannya. Ada lantas yang menyarankan baiknya aktivitas ini dilakukan pada malam hari sebelumnya aja. Biar waktu bobo, subconscious mind kita bisa mbantu mikirin. Kapanpun dilakukan, berdasarkan pengalaman saya, aktivitas ini efektif dilakukan sebelum berangkat kerja.

Think-on-paper ini bisa pake perangkat apa aja. Saya sdr masih pake notes kecil biasa, dg mengembangkan notasi2 khusus. Mo pake PDA atau aplikasi apapun di PC ndak masalah. Yg penting itu dipake scr rutin hingga jadi kebiasaan, sama seperti menarik dan menghembuskan nafas.

Dual monitor

Dlm Think on Paper, saya juga melakukan penyusunan bongkahan task; mengumpulkan task yang mirip dlm satu bingkai waktu. Reply email, blogwalking (wait, bloging adl kerja?:roll:), prospekting mail/telepon, riset data di internet, masing2 dlm bongkahan waktu yang sama, demikian juga nulis proposal2, surat resmi, analisa gagasan dlm bongkahan waktu yang sama, pokoknya task yang identik dikumpulin dalam bingkai waktu yang sama.

Soalnya dalam hal ini berlaku konsep learning curve.

The more we do of a repetitive task, the faster and easier we will perform each subsequent task of that kind.

Jika awalnya butuh 10 menit utk kerjakan suatu task, maka akan cuman jadi 8 menit aja utk task berikutnya yang bersifat identik, 7 menit utk yang selanjutnya dst. Anda coba aja deh, manjur kok. Kita bisa hemat waktu sampe 20 persen (itungan kira2 lah :-)) untuk selesaikan task2 yang bersifat identik.

Selanjutnya adl pengalokasian tugas2 dalam nuansa fokus mode A atau B. Ini sekedar istilah saya sendiri aja sih. Fokus mode A klo saya masih bisa tuntaskan task dg distraksi.

Distraksi? Yup, the paradox of work.

“You cant get any work done at work” Fully 50-75 percent of the time in any work environment is spent in conversation and discussion with other people.

Sementara mode B adl ketika kebutuhan The Flow mjd kewajiban. Thanks for the reference, Ndry

When you have a long stretch when you aren’t bothered, you can get in the zone (the flow state of mind). The zone is when you are most productive. It’s when you don’t have to mindshift between various tasks. It’s when you aren’t interrupted to answer a question or look up something or send an email or answer a Yahoo Messenger. The alone zone is where real progress is made.

Untuk mendapatkan mode B, saya biasa kerja di kamar kost, just me and my laptop. Klo Anda terikat jam kerja, saya sarankan utk gunakan waktu di pagi hari sebelum berangkat ngantor utk dapatkan mode B ini. Sementara klo udah di kantor dan pengen serius beneran, saya matikan tuh semua browser di monitor satu dan dua, termasuk Yahoo Messenger. Dan terbukti jadi lebih khusyu’ & tuma’ninah dlm bekerja 8)

Issue menariknya, dg banyaknya task yang masih dlm status on-progress, kadar stress bisa lebih tinggi ketimbang klo urusannya dirampungkan bergantian satu per satu. Ya nggak? πŸ˜› Ndak cuman itu, klo tumpukan tasknya ndak termanage dg baik, selesainya kan jadi lebih lama. Hal ini malah berpotensi menurunkan rasa percaya diri.

Motivasi kan dateng dari feeling of achievement & accomplishment. Klo kerjaannya beres, makin baik kita merasa ttg diri sendiri, dan makin semangat juga kita ngerjain task lain. Nah klo kerjaannya nggak beres2 trus gimana dong?

Maka adl penting utk membuat jurnal pengerjaan tiap hari. Progress apapun didokumentasikan, tanpa ada prasyarat tercapainya state finished/completed. Hal ini, selain memberikan sense of achivement (on progressing & doing something), juga untuk membantu mengevaluasi produktifitas dan prioritas penyelesaian tugas. Klo saya dan temen2 gunakan online Bulletin Board untuk ini; pelaporan tiap hari, dg acknowledgement, masukan dan support dari atasan & sesama rekan kerja.
faberBB
Dan sekedar ngingetin kita bersama, jangan lupa juga untuk melakukan perekayasaan tugas; delegasikan, sederhanakan (kurangi kompleksitasnya), tunda, outsource dan juga diskontinyukan kerjaan2 yang belakangan ketahuan klo ndak penting.

Klo ternyata masih juga mbikin kepala cenat cenut, spt saya seharian di akhir minggu kemaren, anggep aja kita sedang menembus batas; Reaching Out …Into a New Height

Ayoo, semangat..semangat..!!! πŸ˜›

Btw, berikut ini adalah beragam tool gratis untuk meningkatkan produktivitas.

banner ad

20 Responses to “Me, On Dealing with Multitasking”

  1. S Setiawan says:

    Multitasking. I spent most of my time on multitasking, not to do the tasks itself, but for deciding what to do, which one comes first and what came second. Huehue.. πŸ˜›

    Wah, urutan cara kerja kita mirip ternyata ^^

    My “alone zone” takes over my sleeping time. Great progress. Minimum distraction. But it kills everyone around (saya selalu nyetel musik kenceng-kenceng kalo lagi kerja, on the speakers, not headphones) πŸ˜› Got a suggestion to fix this problem? Other than shifting into the normal work hours? Believe me, that one will never work on me πŸ˜›

    Guntar:
    For you to spent most of the time to decide the task priorities, it must be because you have delegation authorities. That’s good πŸ™‚
    But I dont think “minimum distraction” would mean exactly what it supposed to be. I’m talking for the sake of the man who are suffering over your great progress :mrgreen: Suggestion? how bout sound-proof room πŸ˜›

  2. Putri says:

    klo hukum pareto dalam manajemen kualitas seingat saya kata Bapak Dosen dulu … ^_^ … mengatasi 20% masalah yang bisa memberikan pengaruh ke 80% hasil.

    “Saya ndak paham, klo semuanya emg udah layak dikerjakan, lantas pareto ini buat apa?”

    Pareto sama ama konsep ABCDE atau aturan hukum Islam wajib, sunah, mubah, makruh ama haram. kan ga semua layak dikerjakan …

    misal, konsep ABCDE itu, klo yang dikerjakan yang A, akan ngasih 80% dari nilai keseluruhan aktifitas tuh ya … ^_^ … dan A itu ibarat sholat kali ya … hukumnya wajib … ^_^

    anyway … wajah di foto tuh serius banget jangan2 malah lagi nonton Batman Return … pasang wajah dingin karena terpengaruh sama Bruce Wayne … ^_^ … *nuduh …

    Guntar:
    Sangat menarik Mbaknya menganalogikan ABCDE dg wajib sampe haram. Dg cara ini, pemahaman akan issue ini akan jadi lebih melekat :-). Klo saya dg notes saya, ndak sampe mbikin peringkat sebanyak lima. isinya cuman A ama B doang, di bawah itu ndak saya tulis.
    Saya memang suka Batman, Mbak. Tapi ndak pengen jadi Batman, masa dia sampe tua ndak pernah nikah πŸ˜‰

  3. Putri says:

    eh … ternyata dibawahnya β€œSaya ndak paham, klo semuanya emg udah layak dikerjakan, lantas pareto ini buat apa?” dah ada keterangan lebih lanjut … jadi malu … abis yang diliat paragraf awal dan ama gambarnya duluan … hehehe … ^_^ …. jadi ndak jawab pertanyaan deh … wong dah dijawab dhewe … ^_^ …

  4. Donald says:

    Wah, kayaknya situasi ini cocok deh untuk penerapan Getting Things Done (GTD). Ini merupakan konsep manajemen workflow yang populer banget di Amerika khususnya Silicon Valley. Ada istilah-istilah seperti konteks, waiting for, someday, next action dll yang sudah mencakup “mode” dan delegasi.

    Sesuai judul bukunya “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”, idenya adalah bagaimana kita bisa produktif tanpa stres. Kebetulan saya pernah menulis ringkasannya :).

    Guntar:
    Bagus banget resumemu, Don :-). Aku seneng konsep yg ini nih, “Agar pikiran kita tidak perlu lagi mengingat-ingat, maka semuanya ini harus dituangkan dalam bentuk tertulis. Dengan demikian pikiran kita akan dibebaskan sama sekali dari pekerjaan mengingat, dan bisa difokuskan pada pekerjaan mencipta.” Sepakats !! 8)

  5. haikal00 says:

    Buat mas S Setiawan:

    Klo menurut saya ada baiknya kita melatih kekuatan konsentrasi kita. Klo merhatiin orang sholat, ga peduli betapa berisiknya orang di sekitar kita, yg namanya flow itu pasti kebentuk.. meskipun yah.. lebih baik sholat di lingkungan yg ga berisik.
    Menurut saya (lagi) sih.. konsentrasi yg terlatih itu artinya kita ga butuh headset gede (yg biasanya peralatan wajib programmer sakti), atau nunggu larut malam dulu, atau harus men’diam’kan lingkungan sekitar (dengan cara apapun, berat nih) baru bisa masuk ‘flow’. Flow itu bisa kita bikin kapan kita mau, dalam waktu yg ga lama, dalam kondisi yg gimana pun. Tanpa headset, musik, mp3 favorit,dkk. Itu baru namanya jagoan.. kerja di jam kantor -normal- plus istirahat di malam hari kan lebih sehat.. ya ga? (lagi-lagi) ini menurut saya loh ya..

    Guntar:
    Bener, Haikal. Tapi tantangannya adl butuh pengertian dari temen2 kantor. Krn bahkan pertanyaan ramah & bersahabat spt “Katanya habis sakit ya? Sakit apa nih? Udah ke dokter blum?” bisa mbikin Flow terganggu. Apalagi klo ada yg teriak2 nawarin snack gratis :mrgreen: Saya sendiri klo pas lagi masuk Flow di kantor, ya gitu deh, jadi kayak ada di dunia sendiri, dan kata beberapa temen saya jadi tampak jelek & menyeramkan. Ato mkn sebenernya yg dimaksud adl spt kata Putri; jadi keren kayak Batman 8)

    Anyway, coba deh liat cara google menata ruangan untuk mengkondisikan produktivitas karyawan2nya.

  6. SS says:

    Ah, I think the ppl around have reached the point of deafening themselves. It have lasted years, they have lived with it.. :-”

    Aih, no, I don’t have problems with concentration or getting myself into a fine Flow. Some things are habbitual. Not that I cant work in the morning or noon if required πŸ˜€ And it feels nice listening to some tunes while working. Back to that, most things are habbitual. But thank you for the advice πŸ˜‰ Already shifting to the normal AM to PM schedule anyway.. ^^

  7. aribowo says:

    kalo aku seeh first thing first, yang paling penting dan utama di dulukan

  8. BARRY says:

    Setuju. Tapi sulitnya kalau kita sedang mengerjakan itu semua tiba-tiba harus mampir untuk meeting yang lebih dari 1 jam. Wah sudah bubar konsentrasi πŸ™

  9. dianika says:

    Iya, saya sepakat dengan Anda. Bahwa segala hal harus berdasarkan prioritas. Tetapi jangan lupa, hindari multitasking… Kebanyakan malah ndak ada yang selesai. Atau kalo toh selesai, hasilnya ndak se-perfect yang kita inginkan.

  10. Guntar says:

    Aribowo:
    Yep, first thing first it is. Dan tantangannya adl membuat pemilahan perihal2 yg penting & utama scr konkrit & aplikatif πŸ™‚

    Barry:
    Iyah. Betuls. Meeting emg bisa ngerusak the Flow. Klo saya di kantor, kadang meeting via intranet messenger. tapi ya gitu, capek ngetiknya, lebih cepet klo ngomong emg πŸ˜›

    Dianika:
    iya, mbak Dianika, sepakat. Meskipun setahu saya, para wanita cenderung lebih bisa multitasking ketimbang cewek πŸ™‚

  11. S Setiawan says:

    Itu, ralat, “Para wanita cenderung lebih bisa multitasking ketimbang cewek” :-” Hayoo, ada yang salah huruf.. :-“

  12. nananias says:

    Hukum pareto, meskipun saya bisa pahami & -klo ndak lupa- terapkan dlm konteks pembuatan & pemasaran produk, tp dlm konteks penyelesaian task harian, saya blum bisa terapkan tuh. Nilai dari 80 persen aktivitas akan terkandung dalam 20 persen aktivitas dlm daftar. Saya ndak paham, klo semuanya emg udah layak dikerjakan, lantas pareto ini buat apa?

    kalo udah semua dikerjakan dan karena 80% aktivitas terkandung dalam 20% aktivitas jadi pareto buat menejelenterehkan *wedeh* hal-hal mana yang harus lebih difokuskan dbanding yang lain meski tetep semua dilakukan.

    *komen ngga jelas dari a tired six sigma green belt :D*

  13. Hedi says:

    karena kerjaan saya “berdasarkan acuan tanggal & jadwal”, makanya di bilik saya banyak kertas tempel…hehehe
    btw, tips yg bagus πŸ™‚

  14. Andry says:

    Wah wah…
    Saya dulu suka multitasking (gemini nih), tapi tidak lagi.

    Multitasking itu tidak manusiawi. Bahkan proserpun tidak multitasking, yang ada hanya ilusi multitasking.

    Banyak kok yang sudah menghitung secara empiris bahwa multitasking itu tidak bagus.

    Mending, seperti kata Nana, ikut paretto. Fokus saja ke 20, dapet 80. Kerjakan sesuatu dari sampai khatam, baru beralih ke yang lain. Itu lebih menghasilkan dan produktif. Sudah kodrat kita tidak bisa multitasking kok πŸ˜‰

  15. Guntar says:

    Nananias:
    Saya sepakat sekali, mbak Nana. Makasih atas pencerahan dan penegasannya ^_^

    Hedi:
    Someday, semoga mas Hedi lah yang akan membuat orang2 bekerja berdasarkan acuan tanggal dan jadwal. Krn sampean lah yang menentukan buat mereka; since you are the boss 8)

    Andry:
    Onok maneh; gemini senenange multitasking πŸ˜›
    Good for you deh klo dah ndak multitasking. Sepakat, processor ae gak multitasking. Demikian juga dengan kita; gak mungkin bener2 bersamaan dlm ngerjain task.
    Bahwa multitasking itu ndak bagus, aku juga sepakat. Masalahnya klo kondisinya ndak bisa sejalan dengan model yang kita harapkan; kerjaan sedemikian bajibun dan saling menyela. Shg pareto emg very helpful. Dan adl tantangan & skill tersendiri utk mengkontekskannya scr tepat πŸ™‚

  16. paman tyo says:

    saya dulu termasuk mabuk multitugas, karena berharap pada dukungan teknologi. dalam beberapa hal bisa, tapi otak saya — dan lebih penting lagi: jiwa saya — akhirnya menolak.

    skala prioritas? sekarang sering saya abaikan. to-do list saya kurangi. merupakan kebahagiaan jika halaman depan outlook kosong, dan kalender dalam ponsel juga kosong.

    saya sekarang sering pakai intuisi dan mood. baguskah untuk kerja tim? sayang sekali tidak. πŸ˜€

    adakah kekacauan? sedikit. datang ke tempat yang salah, dengan waktu yang salah, ketemu orang yang salah. πŸ˜€

  17. kendy says:

    Mas Guntar, sekarang aja udah terbukti kalo harddisk SATA kinerjanya lebih wah daripada harddisk PATA πŸ˜›

  18. Guntar says:

    Teknologi bisa jadi mendukung multitask, tapi gaya produktivitas kita bisa jadi kurang bersesuaian dg itu. Dan tepat krn alasan itulah teknologi muncul; untuk memfasilitasi gaya produktivitas kita yg cenderung singletasking.

    Gimana2, pemfokusan segenap sumberdaya diri pada satu penugasan emg memberikan hasil lebih optimal, scr hasil & pikiran. Seandainya saja the nature of work – scr khusus yg saya jalani – terbangun atas teknologi Serial ATA alih2 yg Parallel, tentu akan lebih enak :mrgreen:

  19. msdinarga says:

    Sepertinya dunia mengharapkan kita untuk multitasking saat ini, diamini oleh teknologi maka sehari bukan 24 jam namun lebih. Terima kasih atas sharingnya, menarik sekali. Salam kenal..

  20. Guntar says:

    Maka sehari bukan 24 jam, namun lebih πŸ˜›

    Jika saja waktu orang bisa diperjualbelikan, maka saya akan berani berinvestasi untuk itu. Anda juga tentunya πŸ™‚

Trackbacks/Pingbacks

  1. 8 Tips Kembali Produktif Pasca Ramadhan & Mudik Lebaran | AkhmadGuntar dot com - [...] jadi lebih awas dan bersiap sedia untuk urusan selanjutnya. Yang penting adalah segera memulai, menciptakan flow produktif dan meraup…

Leave a Reply to Hedi Cancel reply