Lima Fase Perencanaan Alami untuk Manajemen Produktivitas

Ini adalah posting ke-3 dari buku Getting Things Done-nya David Allen. Kali ini kita akan berbicara tentang fase² yang secara alami bisa kita optimalkan untuk manajemen produktivitas pribadi kita. Ini dilandasasi oleh pemikiran bahwa cara berpikir yang lebih efektif terkait situasi dan proyek bisa membuat urusan² Anda lebih cepat rampung, dengan lebih baik dan juga lebih sukses. Lima fase perencanaan alami yang disampaikan di GTD David Allen adalah manajemen vertikal untuk merampungkan suatu proyek, yang terdiri dari:

1. Pengidentifikasian Maksud dan Prinsip
2. Pem-visi-an (apa toh bahasa yg tepat ) atau perumusan Outcome
3. Brainstorming
4. Pengorganisiran
5. Mengidentifikasi Next Actions

1. Mengidentifikasi Maksud dan Prinsip

Sebelum merencanakan dan menjalankan sebuah proyek, tanyakan diri Anda sendiri ‘mengapa?’ Hampir segala yang Anda saat ini lakukan bisa ditingkatkan dan digembleng dengan evaluasi lebih cermat. Apa sih pentingnya rapat mendatang yang Anda hadiri besok? Mengapa Anda hendak merekruit karyawan kontrak baru? Sama juga, jika Anda ingin semisal mengetahui seberapa sukses kah business plan Anda, maka Anda tentu perlu mengukurnya berdasarkan kriteria sukses yang Anda definisikan dengan mengajukan pertanyaan “Mengapa kita kok butuh sebuah bisnis plan?”

Menanyakan ‘mengapa?’ membantu Anda mendefinisikan sukses, menciptakan kriteria pengambilan keputusan, mengarahkan sumberdaya, memotivasi, memperjelas fokus, dan mengembangkan pilihan.

People love to win. If you’re not totally clear about the purpose of what you’re doing, you have no chance of winning.

Sementara itu, pendefinisian dan penegasan terhadap prinsip amat penting untuk dilakukan untuk menyediakan parameter tindakan dan kriteria kesempurnaan dari perilaku tertentu. Ini untuk melengkapi ‘maksud’ yang berfungsi sebagai pendorong atau pemotivasi. Meskipun kebanyakan orang jarang memikirkannya secara sadar, tapi yang namanya prinsip itu pasti ada. Bila dia dilanggar, hasilnya akan berwujud pada stres dan gangguan tak produktif.

2. Visi/Outcome

Untuk bisa secara produktif mengakses sumberdaya yang sadar maupun tidak, Anda harus punya gambaran jelas tentang bagaimana sih kenampakan (gambaran visual, suara, dan rasa) dari sukses. Ini adalah bagian tentang “apa” yang akan memberikan Anda kekuatan untuk berfokus.

Ada prinsip sederhana namun penting terkait hal ini: you won’t see how to do it until you see yourself doing it. Sementara kebanyakan orang menahan diri dari membuat bayangan atas outcome yang diharapkan kecuali ada orang lain yang menunjukkan kepadanya tentang bagaimana cara mencapai ke sana.

Tiga langkah dasar untuk mengembangkan visi adalah:
* Pandanglah proyek lebih dari sekedar tanggal penyelesaian
* Bayangkanlah “KESUKSESAN YANG LIAR!” (enyahkan pemikiran “Iya, tapi …”)
* Bayangkan dengan jelas; segala fitur dan kualitas apapun yang Anda mau

3. Brainstorming

Begitu Anda tahu apa yang Anda inginkan untuk terjadi, dan mengapa, maka bagian yang bermain sekarang adalah mekanisme ‘how’ atau ‘bagaimana’. Teknik paling populer untuk brainstorming adalah dengan ‘mind mapping”, atau langsung saja buat representasi grafis dari gagasan Anda. Di dalam mind mapping, kunci gagasan diletakkan di bagian tengah, dengan gagasan terasosiasi bertumbuh secara bebas di sekitarnya. Anda bisa melakukannya tanpa melalui software, melainkan secara langsung di kertas, post-it atau papan tulis.

Hal luar biasa dari brainstorming eksternal ini adalah Anda jadi bisa melihat gagasan alami Anda, dan memikirkan lagi pengembangan darinya. Hal ini disebut sebagai distributed cognition. Jadi ketika Anda melakukan brainstorm, biarkan saja gagasan bermunculan dan tuliskan. Kuncinya adalah pengembangan, bukannya pengerucutan, sehingga semakin banyak gagasan yang muncul, semakin baik. Pokoknya keluarkan saja seluruh pemikiran yang ada di kepala, tuangkan di luar, dan lalu analisa lagi nanti. Brainstorming juga meliputi yang berikut ini:

* Jangan mendakwa, menantang, mengevaluasi atau mengritik
* Yang penting kuantitas, bukan kualitas
* Pengorganisiran dan analisis letakkan saja di belakang

4. Pengorganisiran

Setelah Anda melakukan pengosongan-pikiran (dalam definisi spt di posting bagian pertama) secara menyeluruh, maka Anda akan bisa melihat bagaimana urusan² Anda terkelompokkan. Pengorganisiran biasanya terjadi manakala Anda mengidentifikasikan adanya komponen dan sub komponen, urutan atau event, dan/atau prioritas. Apa² sih yang harus terjadi untuk mencapai hasil akhir? Dalam urutan bagaimana mereka harus terjadi? Apakah bagian terpenting untuk memastikan kesuksesan proyek ini?

Ini adalah tahap di mana Anda bisa menggunakan perangkat pembuat struktur mulai dari bullet point informal, amplop yang ditandai dengan tulisan, atau software perencanaan proyek semacam Microsoft Project.

Di sinilah dasar² dari pengorganisasian mengambil peran:

1. Identifikasikan bagian² yang signifikan
2. Urutkan berdasar: komponen, urutan dan prioritas
3. Detail dari tingkatan yang dibutuhkan

5. Identifikasikan Langkah²-Berikutnya (Next Actions)

Tahap terakhir dari perencanaan adalah pengambilan keputusan terkait alokasi dan realokasi sumberdaya fisik untuk menjalankan proyek. Pertanyaan kuncinya adalah:”Apa saja sih langkah² berikut²nya?”

Dari pengalamannya, David Allen menyebutkan bahwa membuat daftar dari beragam proyek Anda dan lalu secara konsisten me-manage tindakan berikut untuk setiap darinya akan mengambil porsi 90 persen dari apa perencanaan proyek.

…

Maka kemudian bila ada pertanyaan: “Sampai sedetail atau sejauh mana sih model perencanaan ini perlu dilakukan?” David Allen menjawab: apapun sampai Anda bisa menjlentrehkan proyek itu di luar pikiran. Jadi, alasan mengapa banyak urusan berkutat di pikiran adalah karena mereka semua belum terdefinisi dengan baik Outcome dan Actions Step(s) nya, dan juga reminder atau pengingat untuk semua itu juga belum diletakkan di sistem yang Anda percaya bakal terus Anda gunakan.

If the project is still on your mind, there’s more planning to do

6 Responses to “Lima Fase Perencanaan Alami untuk Manajemen Produktivitas”

1. mantan kyai says:

   16 April 2009 at 4:10 am

   sepertinya item terakhir akan menjadi bagian terbesar dari keseluruhan proses. kemudian masalah akan timbul jika kita mengalamai kesulitan menng-dentifikasi “langkah2 selanjutnya” ini … ada tips untuk ini pak??

   mantan kyais last blog post..Sambel Sakit Hati

   Reply
2. Akhmad Guntar says:

   16 April 2009 at 8:59 am

   Betul, Mas, pengamatan sampean tajam sekali 🙂 Untuk ini, sudah saya siapkan posting terpisah terkait dengannya di seminggu atau dua minggu mendatang 🙂

   Reply
3. gajah_pesing says:

   16 April 2009 at 3:07 pm

   bagus untuk dipelajari, tulisan ini sangat bagus sekali untuk di implementasikan dan dilaksanakan…
   saia sependapat juga dengan komentar dari mantan kyai, semoga kelanjutan postingan inni dapat memberikan solusi yang bagus bagi kami yang ingin mengembangkan pribadi yang baik…

   gajah_pesings last blog post..Seminar Pengenalan dan Monetized Blog

   Reply
4. gajah_pesing says:

   16 April 2009 at 3:10 pm

   oh ya… kalo ndak keberatan, rss-nya aku ambil ya pak..
   makasih sebelumnya…

   gajah_pesings last blog post..Special Place [in] Limited Time

   Reply
5. LuXsmaN says:

   16 April 2009 at 5:19 pm

   dicobi dulu pak ya, sukses ngak sama diri saya

   LuXsmaNs last blog post..Istilah Pemilu 2009

   Reply
6. Pasang iklan tanpa daftar says:

   20 April 2009 at 2:19 pm

   mantap pak ilmunya….
   ini bagus bgt menambah pengetahuan saya untuk memanajemen lebih bagus lagi. terimakasih pak
   salam

   Reply