Kiat Produktivitas #14: Sikap Penundaan yang Pintar

Minggu kemarin saya telah mengulas tentang kiat mengatasi penundaan. Bagaimanapun, yang namanya penundaan memang lebih mudah terasosiasi dengan keburukan. Namun sebenarnya ada penundaan yang berada dalam konteks benefit.

Anda malah sebenarnya perlu menunda kerjaan dalam niat-tujuan sebagai berikut:

1. Ambil Jeda untuk Rehat

Setiap Anda bekerja, akan baik manakala Anda mengambil jeda di setiap dua jam (atau kurang) untuk beristirahat atau rehat sejenak. Ini dengan asumsi bahwa dua jam itu Anda jalani tanpa interupsi dan distraksi yg merusak flow Anda. Dan tentang breaknya sendiri, usahakan jangan lebih dari 10 menit, karena Anda tidak ingin kan memutus habis alur konsentrasi yang sudah terbangun di dua jam sebelumnya. Bergerak atau berjalan-jalan ke ruangan lain akan jadi rehat yang efisien. Membaca berita di internet apalagi membaca komik dan menonton video secara online dikhawatirkan akan membuat Anda kebabasan atau sukar untuk menghentikan diri.

Rehat -menunda kerjaan di depan mata- menjadi lebih penting lagi manakala Anda berada dalam kondisi hang, super lemot atau sukar sekali untuk berpikir optimal. Maka di saat ini Anda harus benar-benar menaruh apa yang sedang Anda urusan dan lakukan perihal yang betul-betul tak berhubungan. Dalam fase berpikir kreatif, ini adalah sebuah langkah yg wajib untuk dilakukan. Hingga kemudian tanpa dinyana dan tiba-tiba Anda akan temukan suatu solusi kreatif atas keruwetan yang tadinya Anda hadapi. Minimal Anda akan jadi lebih bisa melihat kerumitan pikiran Anda dari sudut pandang berbeda dan lebih luas.

2. Memberi Waktu untuk Melunakkan/Memperjelas Kondisi

Tak dipungkiri, ada masalah yang memang perlu didiamkan terlebih dahulu hingga apa yang awalnya terbilang masalah menjadi kondisi biasa saja. Mendapat ekspektasi yang sedemikian besar dari client? Tunggu beberapa hari, baru ketahuan bahwa request yang diminta ternyata tidak mencerminkan keinginan bersama dari pihak internal. Apa-apa yang awalnya terpersepsikan sebagai penting ternyata dalam waktu tak seberapa lama menjadi kebutuhan yang biasa-biasa saja.

Penundaan juga berguna manakala ada perihal yang masih butuh kejelasan sebelum suatu kerjaan pantas untuk dilanjutkan. Baru-baru ini saya mendapat kerjaan slide presentasi yang saya akhirnya menyesal mengapa saya tidak menundanya. Jadi meskipun status proyek belum jelas, saya terus saja bekerja dengan niatan untuk menunjukkan itikad baik sebagai rekanan. Tapi ternyata itu sebuah kekonyolan -yg bagaimanapun bukan untuk disesali. Penundaan juga dibutuhkan bukan sebagai cerminan kemalasan, melainkan secara wajar untuk menunggu kejelasan kondisi.

3. Kerja Batch

Pikiran kita akan bisa bekerja dengan bagus manakala berfokus pada satu jenis kerjaan. Kerja batch adalah kerja yang terdiri dari kumpulan satuan kerja yang sama/serupa. Metode ini akan secara signifikan mengefisienkan kerja kita dengan membuat kita berada dalam situasi dengan jenis kerjaan yang sedikit atau tidak membutuhkan pembelajaran ekstra ataupun upaya pemecahan masalah. Karena begitu kita menginterupsi progress kerja kita dengan berpindah dari satu urusan ke yang lain, konsentrasi akan mudah melemah dan juga akan makan waktu bagi kita untuk memindahkan ruang konsentrasi dari satu aktivitas ke aktivitas lain.

Maka jika bertemu dengan aktivitas yang bisa dikumpulkan di satu waktu, lakukanlah penundaan atasnya. Alokasikan waktu khusus untuk mengerjakan dan merampungkannya. Dan ini adalah penundaan yang terbilang pintar dan bermanfaat.

1. Cek & memproses email. Anda tidak harus lho memeriksa email setiap 5-10 menit sekali dan lalu langsung membalasnya saat itu juga. Santai saja, kumpulkan seluruh aktivitas reply dalam satu waktu. Itu akan lebih efisien.
2. Menjawab telepon. Bagi saya, handphone itu bisa amat mengganggu manakala dia berbunyi di masa peak flow/concentration saya. Saya kira itu juga pernah terjadi pada Anda. Maka tak mengapa tak mengangkat panggilan telepon. Jika apa yang disampaikan memang sungguh-sungguh penting, maka yang bersangkutan pasti akan mengirim pesan tertulis yang kemudian bisa Anda reply di satu waktu, sebagaimana email.
3. Berfacebook. Tak perlu Anda melakukan approval friend request setiap dua jam sekali. Lakukan saja sehari sekali. Atau kalau saya malah dua minggu sekali 🙂

Maka sikap penundaan yang pintar adalah menunda yang bukan didasarkan atas kemalasan, melainkan efisiensi energi untuk rampungkan kerja demi efektivitas lebih tinggi.