Kiat Produktivitas #7: Cerdas dalam Menangani Email

Telepon itu ada untuk berdering di saat-saat yang Anda mungkin tidak harapkan. Telepon Anda berdering ketika sang penelpon memang sedang butuh untuk menghubungi Anda saat itu juga. Apakah saat itu Anda sedang bersedia atau memungkinkan untuk ditelpon? Tidak juga; tidak selalu, bukan?

Dengan email, kasusnya berbeda. Anda bisa mengecek email Anda kapanpun Anda mau. Seberapa jarang dan seringnya; itu sepenuhnya terserah Anda. Hendak dibaca dan direply kapan, itu juga terserah Anda.

Maka kuncinya sekarang adalah bagaimana agar Anda bisa memproses email dengan efisien. Untuk produktivitas dan efisiensi yang maksimum, cobalah untuk merampungkan mengurusi setiap email setiap kali Anda pertama kali melihatnya.

• Mau dibaca?
• Mau direply? (jika itu kurang dari dua menit, sebaiknya langsung saja direply)
• Mau diarsipkan? (sudah pernah gunakan fitur archive di gmail, yahoo dan MS outlook, kan?)
• Dibaca nanti saja? Tandai dengan flag.
• Dibaca sebagian untuk ketahui sekilas isi? Tandai juga dengan flag yang berbeda.
• Sudah dibaca, tapi disikapi nanti saja? Tandai dengan flag, masukkan ke to do list Anda.

Jangan biarkan email Anda menumpuk di inbox. Begitu Anda putuskan untuk membuka sebuah email, maka segera lakukan tindakan. Entah hapus, balas atau baca. Jangan sentuh lagi email yang sama berulang kali. Jika Anda tidak bermaksud untuk menindaki sebuah email, maka ya biarkan saja email itu, lanjutkan ke email berikutnya.

Jika memang sejak semula Anda sudah merasa tak akan mereply atau membaca sebuah email, maka ya singkirkan saja itu, arsipkan atau hapus saja sekalian.

Tapi kemudian ini tidak cukup. Anda memasang fitur pengecek email di firefox? Saya juga. Nah, manakala Anda mengeset plugin itu untuk mengece k email setiap 5 menit sekali, ini bisa jadi distraksi buat Anda. Bagaimana jika Anda membuat waktunya jadi 30 menit saja. Atau bahkan sebenarnya sih, terserah Anda mau mengeset 5 atau 30 menit, yang penting Anda tidak langsung mengeceknya begitu notifikasi itu muncul. Mengapa? Tidakkah Anda merasa itu mendistraksi kerja dan Flow Anda?

Jika Anda hendak memproses email, alokasikan waktu² khusus untuk itu dalam setiap harinya. Jadi tidak lantas setiap ada email baru masuk Anda langsung mengeceknya. Kecuali Anda sedang menanti email yang penting, dua atau tiga hari sekali adalah periode yang wajar untuk pengecekan email. Jika Anda sedang membutuhkan flow, bagaimana kalau men-disable saja fitur cek email di plugin Anda.

Dan omong², Anda sudah memisahkan akun email untuk pribadi & kerja dan akun email untuk facebook yang notifikasinya sedemikian buanyak itu, kan? Dan juga sudah menonaktifkan beberapa opsi notifikasi di facebook juga?