Kiat Produktivitas #12: Mengatur & Merapikan File di Komputer

Kiat Produktivitas #12: Mengatur & Merapikan File di Komputer

Anda tentunya punya banyak sekali file dokumen, presentasi, gambar dan beragam jenis file lain. Semakin file Anda bertambah, semakin Anda dituntut untuk semakin pintar dalam menemukan file apapun yang Anda sedang butuhkan. Nah, aktivitas mencari ini lah yang biasanya memakan waktu. Baiklah, memang cuma beberapa detik (menit?) saja, untuk satu dokumen. Tapi sekarang bayangkan jika Anda masih harus susah-susah mengingat dan mencari untuk setiap file yang Anda butuhkan. Tidak hanya itu, tidakkah Anda merasa ruwet dengan model pengklasifikasian file Anda?

File digital sebenarnya tidaklah berbeda dengan file kertas; bila Anda tak punya suatu metode untuk mengorganisirnya, maka jadi berantakan dan makan waktu juga untuk mencarinya. Ini tentunya akan cukup mengganggu produktivitas Anda. Maka tujuan dari manajemen file di komputer adalah untuk membuat Anda mudah untuk menemukan kembali dokumen Anda, entah dalam waktu dekat ataupun beberapa tahun mendatang. Pun juga termasuk untuk mempercepat kerja Anda dengan file; jika ada file baru yang dibuat atau dikopikan, sudahkah Anda miliki tempat untuk menyimpannya?

Berikut adalah beragam kiat yang bisa Anda terapkan untuk mengorganisir file Anda:

Gunakan lokasi khusus untuk menaruh data

Microsoft menyarankan pengguna windows menggunakan folder My Documents untuk meletakkan seluruh file kita. Microsoft bilang, ini juga akan memudahkan dalam melakukan backup dan pencarian. Tapi tentunya ini terserah kita. Saya sendiri tak pernah meletakkan dokumen utama di folder My Documents, yang sampai sekarang hanya saya gunakan untuk meletakkan file sementara.

Anda mungkin sudah menerapkannya; drive pertama (katakanlah C:) digunakan untuk sistem operasi dan beragam aplikasi (termasuk virtual memory). Barulah di drive lain data2 diletakkan. Ini akan lebih mengenakkan manakala semisal harus ada instalasi ulang akibat ada gangguan dengan windows kita (dan kita boleh optimis ini akan pernah terjadi). Dengan meletakkan data di partisi/drive yang berbeda, maka kita boleh tenang dengan keselamatan data-data kita. Saya biasanya menggunakan drive kedua untuk meletakkan beragam jenis data, lalu drive ketiga untuk meletakkan file installer, drive keempat untuk MP3 dan gambar, drive kelima untuk film.

Gunakanlah cara penamaan yang konsisten untuk file dan folder.

Buatlah skema untuk beragam jenis file yang kerap Anda buat dan konsistenlah dengannya. Semisal saja, saya selalu menamai folder saya dengan pengurutan nomer seperti:

manajemen-file-1

Pun juga untuk penamaan file, saya kerap gunakan notasi seperti ‘draft’, ‘===’,’res-‘,dsb, apapun yang pokoknya Anda paham maksudnya apa.

Buat Penamaan yang Jelas

‘Jelas’ di sini tidak lantas berarti harus panjang. Meskipun dengan windows Anda bisa menggunakan penamaan yang panjang, namun malah kurang menguntungkan bila Anda membuat nama hingga lebih dari 20 karakter. Semakin panjang nama file/folder, semakin lama waktu Anda untuk bisa mengidentifikasinya. Untuk istilah yang Anda sudah familiar dengannya, silahkan buat saja singkatannya.

Tujuan penamaan file adalah untuk membuat Anda bisa tahu apa isi file tanpa harus benar-benar membukanya. Maka boleh2 saja Anda membuat dokumen dengan nama “Pres.proposal permintaan mnj keuangan.” Tak perlu buat penamaan atas dasar tanggal karena Anda sudah bisa melihatnya tanpa harus digunakan sebagai nama file. Kecuali bila Anda memang menganggap itu sebagai informasi penting yang kerap dimonitor atau jika Anda memang merasa akan lebih cepat untuk melihat tanggal bikinan sendiri pada nama file (misal 14-15 Desember 2009) ketimbang melihat di explorer dg formatnya yang 14/12/2009.

Manfaatkan folder bersarang terkategori

Hindarkan penyimpanan folder ataupun file yang bersifat flat, yakni di satu drive langsung terdapat lebih dari 20 folder. Ini akan sangat menyulitkan dalam pencarian dan pengalokasian file yang baru masuk/dibuat.

Maka silahkan gunakan folder yang sudah terkategori berdasarkan kesamaan atau klasifikasi tertentu. Klasifikasi ini bisa atas dasar jenis project, tipe aktivitas, jenis kepemilikan file, ataupun yang lain. Jadi semisal saja, alih-alih membuat folder dengan nama ‘File punya Mama’, ‘File punya Adnan’, ‘File punya Bintang’…. Maka mending bikin satu folder dengan nama katakanlah ‘My Beloved Docs’ dengan sub folder berisi ‘Mama’, ‘Bintang’ dst.

Langsung simpan begitu file dibuat/didapat

Waktu terbaik untuk mengklasifikasikan file adalah sejak pertama kali file itu dibuat atau didapat dari sumber di luar PC/laptop Anda. Maka Anda bisa langsung pergi ke folder lokasi penempatan baru kemudian Anda gunakan File/New/(jenis dokumen yang ingin Anda buat) atau Anda silahkan panggil dulu aplikasinya dan baru kemudian simpan file bersangkutan di folder yang sesuai.

Sejak awal, pilih-pilihlah atas file yang perlu Anda simpan.

Bersikaplah selektif. Tidak lantas seluruh file yang Anda suka harus semua juga Anda simpan. Apakah Anda benar-benar membutuhkannya. Berapa banyak file yang sudah Anda punya namun belum pernah Anda sentuh untuk kedua kali atau bahkan untuk pertama kalinya?

Jika Anda ingin mengefisienkan waktu Anda, cobalah untuk mengalokasikan waktu khusus untuk memilah-milah file yang baru masuk namun belum miliki kategori atau tingkat kegunaan yang jelas. Buatlah folder khusus bernama ‘Temps’ atau ‘Sementara’ dan masukan file2 baru Anda di sana.
Kiat Produktivitas #12: Mengatur & Merapikan File di Komputer

Dan untuk membantu Anda menemukan file lebih cepat pada folder:

Gunakan Tampilan Thumbnail

Thumbnail bisa membantu Anda dalam mempercepat pencarian file. Pun juga tentunya dengan tampilan thumbnail, Anda akan jadi lebih mudah dalam mengklik folder. Tapi penggunaan thumbnail ini baru akan cocok manakala jumlah folder Anda tidaklah begitu besar mengingat ruang yang dihabiskan untuk tampilan thumbnail ini cukup banyak. Kecuali, tentu saja, bila Anda tak berkeberatan untuk melakukan scroll down dengan mouse Anda.
Untuk memaksimalkan tampilan thumbnail, Anda bisa meletakkan satu buah gambar di dalam folder. Ini akan membuat gambar bersangkutan muncul sebagai tampilan thumbnail.

Gunakan Tampilan Detail

Saya hanya menggunakan tampilan thumbnail untuk folder tertentu saja, yakni yang biasanya tidak berisi banyak sub folder dan yang saya sudah familiar dengan isinya. Secara umum, saya selalu lebih menyukai menggunakan detail view. Bukan hanya ruang yang digunakan untuk tampilan ini lebih hemat, namun secara navigasi juga lebih menguntungkan. Dengan tampilan mode detail, kita tidak perlu menggerakkan mouse ke kanan dan ke kiri (meskipun yang awalnya bergerak sebenarnya adalah mata kita), melainkan cukup dari atas ke bawah. Dan jika Anda sudah membuat pengkategorian file yang baik (semisal dengan penomoran), maka penelusuran atas ke bawah ini akan memakan waktu sebentar saja.

Plus jika kita menggunakan pengkategorian berdasarkan tipe file, ini malah akan lebih membantu lagi. Dengannya, kita bisa melihat file berdasarkan jenisnya -presentasi, spreadsheet, dsb- termasuk juga versinya (office 2003 atau 2007).

Dan jika Anda sudah merasa cocok dengan model tampilan suatu folder dan ingin menerapkannya untuk yang lain, silahkan gunakan opsi “Apply to All Folders” pada Folder Option.

Fungsi pencarian memang membantu, tapi tetap saja tidak bisa mengalahkan efisiensi dari pengaturan file yang rapih. Bila Anda mengikuti kiat di atas, Anda akan selalu tahu di manakah letak dari suatu file, karena sejak awal Anda sudah menata file berdasarkan di manakah dia harusnya diletakkan.

banner ad

Leave a Reply