Kiat Meningkatkan Partisipasi dalam Rapat (1)

Melanjutkan dari tulisan berikutnya tentang memahami ragam kendala partisipasi dalam rapat, berikutnya adalah langsung pada pointer masukan untuk penyikapan kondisi ini.

Jangan memulai pertemuaan dengan bla-bla-bla di awal

Ada pimpinan forum yang selalu memulai pertemuan dengan berbagai pengumuman beruntun sebagai agenda pertama. Ini, secara umum, adalah strategi yang buruk:

• Ini bisa mengurangi perasaan sebagai sebuah komunitas bersama, kecuali seluruh pengumuman bersifat relevan bagi pribadi2 partisipan.
• Ini bisa mengalihkan partisipan dari tujuan pertemuan dan agenda2 yang sesungguhnya.
• Ini bisa mengirimkan pesan bahwa tidaklah penting untuk hadir tepat waktu.
• Ini sudah permulaan yang keliru, yakni ketika yang diinginkan adalah partisipasi, tapi yang dilakukan adalah komunikasi satu arah. Ini bisa membuat transisi menuju model kolaborasi menjadi lebih sulit

Pengharapan terhadap partisipan

Forum harus punya pengharapan terhadap setiap peserta yang hadir, sebisa mungkin spesifik. Dari sini panitia bisa menemukan betapa keunikan dari setiap partisipan. Jika partisipan tidak mengetahui hal unik apa yang bisa dia kontribusikan, dia jadinya merasa tidak perlu melibatkan diri. Dan unik di sini tidaklah lantas berarti berbeda atau menjadi satu-satunya ketimbang yang lain. Cukup bagi dia untuk tahu bahwa dia bisa memberikan kontribusi berupa informasi &  pengalaman yang berbeda dari kebanyakan.

Pemilihan waktu sesi kolaboratif

Umumnya, kita punya dua periode “puncak” di mana energi fisik dan kesiagaan mental kita berada pada tingkat tertinggi. Untuk orang-orang yang kerjanya di siang hari, waktu itu adalah kisaran 9:30-11:30 di awal hari dan sekitar 3:00-5:00 di sore hari. Kebanyakan orang mengalami masa loyo di kisaran jam 1:00 and 3:00 sore, kita sudah ketahui.

Maka di kisaran waktu loyo, perlu upaya ekstra dan metodologi yang lebih variatif, misal dengan ice breaker ala trainer yg benar-benar membuat partisipan bergerak, pemutaran film atau klip, ataupun apa-apa yang tidak membutuhkan aktivitas pikiran besar.

Pengaturan duduk

Bahwa ruang yang dibutuhkan tentunya harus bisa menampung seluruh partisipan plus petugas2, itu sudah jelas. Perihal lain adalah pengaturan tempat duduk, yang mana ini bisa berikan dampak cukup lumayan pada mood/suasana hati partisipan dan kondusifitas forum. Untuk meningkatkan peluang terjadinya interaksi, pengaturan yang paling bagus adalah melingkar, kotak atau U. Konfigurasi ini menjadikan partisipan merasa punya kesamaan status dan secara tak sadar mendorong seluruh peserta untuk berkontribusi secara sepadan.

Penginformasian agenda

Agenda baiknya diberikan setidaknya 24 jam jauh di depan sebelum pertemuan, termasuk juga jika ada bahan-bahan untuk dibaca atau direview oleh calon partisipan. Partisipan nanti haruslah tahu apa-apa yang perlu dipersiapkan. Pertemuan tidaklah boleh sampai menjadi pesta penuh kejutan. Ketidaktahuan partisipan akan agenda dan bahan2 yang akan dibicarakan akan membuat pemanasan pikiran partisipan jadi lambat.

Dan mengingat tabiat manusia yang banyak kesibukan, maka jangan lupa untuk mengingatkan partisipan untuk melakukan PR mereka. Komunikasi tidak hanya via SMS, tapi juga channel yang lain. Jangan tembak dan lari, dan berprasangka baik calon partisipan benar2 akan membaca bahan2 pertemuan.

Di saat pertemuan sudah dilangsungkan, agenda sebaiknya dipampang di flipchart atau manila atau media lain yang bisa dengan mudah dilihat oleh seluruh peserta.

Pemanasan di awal

Cara umum untuk memulai pertemuan dalam rangka mengundang partisipasi adalah dengan melakukan pemanasan, dengan fungsi:

1. Memecahkan kekakuan antar orang yang belum saling kenal satu sama lain (artinya: tiap peserta harus dibuat agar saling kenal. Semakin kenal, semakin partisipan merasa tak canggung untuk berpartisipasi)
2. Untuk membuat peserta terlibat semenjak dari awal
3. Untuk membentuk perasaan atau ikatan hati
4. Untuk membuat partisipan tidak canggung dalam mengungkapkan pemikiran & perasaan mereka.

Dan yang penting, bahasa yang digunakan sebaiknya bukanlah bahasa yang “baru” bagi partisipan, melainkan bahasa, kosakata, dan gaya yang sama sebagaimana yang biasa mereka gunakan dalam keseharian.

One Response to “Kiat Meningkatkan Partisipasi dalam Rapat (1)”

1. Rosyidi says:

   8 November 2009 at 3:26 pm

   Posisi duduk seminarnya keren juga.
   Makasih inspirasinya.

   Reply