Kiat Manajemen Email untuk Tingkatkan Produktivitas

Meskipun akhirnya orang Indonesia lebih banyak menggunakan blackberry untuk facebook, tapi apa yang membuat blackberry marak di masa awal kemunculannya adalah email. Sepuluh tahun yang lalu, email masih jadi urusan langka. Tapi sekarang email sudah menjadi mode komunikasi yang amat disukai, hingga kemudian ia menjadi salah satu masalah dalam manajemen produktivitas.

Apakah Anda pernah (sering?) tanpa sadar mengecek email Anda hingga lebih dari lima kali dalam satu jamnya? Apakah Anda pernah kerepotan mencari email yang lampau, dalam mengorganisir seluruh email dan membuang mana-mana yang sebenarnya tak perlu? Apakah Anda menghabiskan waktu terlalu lama dalam mengurusi email sampai-sampai pekerjaan Anda yang sesungguhnya jadi terabaikan?

Bila Anda menjawab iya untuk seluruh pertanyaan di atas, maka Anda tidak sendirian. Saya dulu juga begitu. Silahkan coba praktekkan kiat² berikut untuk meningkatkan produktivitas Anda dengan email.

1. Cek dan proses email Anda dua hingga maksimum empat kali saja dalam sehari

Jika Anda tak sempat membaca keseluruhan artikel ini, maka cukup ambil saja yang satu ini. Mengalokasikan slot waktu khusus untuk email adalah salah satu kiat efektif untuk membantu Anda bisa tetap bekerja produktif dengan urusan² batu besar (yang utama dan terpenting) Anda.

Alokasikan waktu tertentu dalam slot atau durasi waktu yang fix-by-default setiap harinya. Jika Anda tak bisa merampungkan pemrosesan email di slot tertentu, maka rampungkan saja di slot berikutnya. Berlakukan aturan ini bahkan jika Anda menerima puluhan lusinan email setiap harinya. Jika Anda hanya menerima beberapa email saja setiap harinya, maka Anda bisa mengalokasi waktu sekali saja dalam sehari untuk mengeceknya.

Jika Anda punya lebih dari satu akun email (kantor dan pribadi misal), maka Anda bisa menerapkan aturan waktu yg berbeda untuk masing²nya; misal tiga kali sehari untuk email kantor, dan dua kali sehari untuk email pribadi. Tapi usahakan antar dua akun email itu ada yang saling beririsan. Karena mengelompokkan ragam aktivitas yg serupa dalam satu slot waktu akan meningkatkan efisiensi Anda dalam menanganinya.

Saya sendiri telah mempraktekkan aturan ini dan produktivitas saya pun meningkat. Karena tidakkah Anda menyadari bahwa email ternyata bisa jadi aktivitas pelarian di kala diri lagi suntuk, kurang mood dan lambat pikiran? Padahal tatkala kita menangani sebuah urusan berat, fokus amatlah diperlukan. Ini artinya mengondisikan diri hanya pada perihal² yang relevan dengan urusan yang kita tangani pada satu saat itu.

Lantas bagaimana bila ada perihal mendesak yang disampaikan via email? Jika memang penting, mestinya pesan akan disampaikan via SMS, telepon atau chat, bukan. Baiklah, memang kondisi khusus bisa saja berlaku, tapi yang jelas intinya begini: Jangan kemudian secara berlebihan menganggap seluruh email Anda sebagai urusan yang sebegitu urgennya sehingga harus setiap saat dicek dan diurusi. Akui bahwa ada banyak email yang benar² tak mendesak untuk disikapi dan karenanya harus diperlakukan yang bersesuaian dengan tabiatnya itu.

2 . Gunakan sistem pendeteksi spam yang handal

Meskipun saya punya akun guntar@localhost/guntarion, tapi masih buanyak spam yang lolos dari sana, bahkan ketika sudah menggunakan MS outlook. Akhirnya saya tetap setia dengan gmail.

Jika Anda temukan email spam, langsung saja hapus tanpa perlu dibaca. Toh Anda sudah bisa mendeteksi dari isi emailnya. Apalagi kita yang orang Indonesia ini, deteksi spam bisa lebih mudah dilakukan; cari saja email yang pengirim dan isi pesannya berbahasa inggris yang isinya jualan dan tawaran. Saya sendiri bahkan mematikan notifikasi tak perlu dari layanan semacam digg, delicious atau layanan lain yang Anda dulu pernah mendaftar dengan coba-coba tapi malas untuk menonaktifkan dengan mengkategorikannya sebagai spam.

3. Gunakan folder dan filter

Folder (atau label kalau di gmail) amat berguna untuk mengorganisir email kita. Ini amat berguna untuk menjaga agar inbox utama kita tetap ‘minimalis’ dengan menandai atau bahkan memindahkan (move) email² tertentu ke dalam folder. Seiring berjalannya waktu, jika Anda bisa terus berdisiplin dengan folder ini, manfaatnya akan amat terasa ketika Anda berusaha mencari dokumen email Anda yang lampau sementara Anda tak punya gambaran tentang kata kunci pencarian untuk itu.

Akan lebih membantu lagi bila Anda menggunakan filter atau fitur penyaring. Pada dasarnya ada dua hal yang Anda butuhkan untuk ini: istilah yang Anda cari dan tindakan apa yang ingin dilakukan jika istilah itu ditemukan. Sehingga setiap ada email dengan judul tertentu, atau pengirim tertentu, atau isi tertentu Anda bisa langsung menandainya dengan label tertentu, meneruskan ke email lain, menghapusnya atau tindakan lain (saya akan berikan tutorial tentang ini besok). Yang jelas, penggunaan filtering dan penataan dalam folder akan sangat meminimalkan kerja administratif yang Anda perlu lakukan.