Empat Kiat Menghemat Waktu dari Getting Things Done

David Allen menghabiskan banyak waktunya untuk mencoba mengubah pemikiran orang² terkait bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka. Tapi dia bukan cuma mengajarkan gagasan² baru – dia juga mengajarkan trik² kecil:”Berapa kali Anda menaruh sesuatu di depan pintu sebelum Anda pergi tidur, karena Anda harus membawanya di keesokan harinya ke kantor? Itu adalah sebuah trik.” Berikut adalah empat trik favorit dari David Allen:

1. Buatlah (semacam)daftar

Banyak orang sudah memiliki daftar To-Do. Allen sendiri punya lima macam:

1. Daftar “Projects” yang melacak outcome gambaran besar: Melakukan review performa. Memasang ban baru di mobil.
2. Daftar “Next Actions” mendaftar langkah2 berikut untuk setiap proyek aktif: Membaca laporan riset. Menelpon Santi terkait pertemuan minggu depan.
3. Daftar “Waiting For” mencatat aktivitas yang bergantung pada orang lain.
4. Kelender melacak janji peka waktu dan tindakan yang peka-hari.
5. Daftar “Someday/Maybe” mendaftar aktivitas yang sekiranya akan dilakukan di waktu mendatang.

2. Gunakan Inbox atau Keranjang Urusan (In-Basket)

Keluarkan semuanya dari kepala atau pikiran Anda. Semua yang mengendap di pikiran hanya akan membatasi kapasitas produktivitas pikiran Anda. Bukan hanya untuk urusan kerja, tapi juga untuk urusan pribadi, keluarga dan aspek kehidupan Anda yang lain. Anda juga boleh memuntahkan tidak hanya yang terkait dg aktivitas atau entitas konkrit, tapi juga yg sifatnya emosi dan perasaan. Karena inti dari in-basket ini adalah mengeluarkan seluruh yang memakan kapasitas RAM pikiran Anda.

Setelah itu, kuraslah isi in-basket Anda sekali dalam sehari. Bagaimana bisa habis klo isinya banyak? Bisa, kan kita lantas menempatkannya di keranjang kecil masing² (berdasarkan kategori yang disebut di poin nomer satu di atas). Saat menguras, tangani satu per satu; jangan pusing² dengan urusan yang ke-2 sampai Anda rampung menentukan “the next action” dari yang pertama tadi. Dan begitu Anda sudah mengeluarkan dari in-basket atau keranjang utama Anda, jangan pernah dibalikin lagi.

3. Ingat Aturan Dua Menit

Setiap kali Anda berhadapan dengan sebuah satuan aktivitas yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk melakukannya, maka lakukanlah dengan segera. Untuk yang satu ini, saya akan membahasnya dalam dua tulisan mendatang.

4. Selalu lakukan review mingguan

Seperti yang disampaikan dalam Getting Things Done: Kunci untuk memastikan kehandalan dari sistem pengorganisasian Anda adalah dengan secara rutin me-refresh pikiran dan sistem produktivitas Anda dari perspektif yang lebih tinggi. Review mingguan berguna untuk memastikan apakah urusan² Anda memang sudah rampung, apakah Anda sudah memperhatikan tingkat prioritas dari daftar Anda, dan juga mengevaluasi efektivitas dari sistem produktivitas Anda.

Ambillah 30 menit setiap sabtu atau minggu sore untuk mereview dan meng-update daftar Anda, memproses urusan² yang belum rampung, dan memikirkan event² berikutnya.

3 Responses to “Empat Kiat Menghemat Waktu dari Getting Things Done”

1. mantan kyai says:

   22 April 2009 at 10:58 pm

   kebiasaan yang kelihatan sepele ternyata jika dibenahi bisa memberi dampak yang luara biasa untuk efisiensi waktu dan tentunya berbanding lurus dengan produktivitas … 😀

   mantan kyais last blog post..Black Blog: It’s Not Goodbye

   Reply
2. Novianto says:

   23 April 2009 at 8:56 am

   Pertamax !!

   Nah tuh dia mas kalo mesti nulis2 inilah yang paling buat malas…. jadi gimana ya??

   Noviantos last blog post..UNAS, Hari Kartini dan Hari Bumi

   Reply
3. gajah_pesing says:

   28 April 2009 at 4:24 pm

   tulisannya bagus-bagus…

   gajah_pesings last blog post..Guna Mulut

   Reply