Aturan Dua Menit untuk Peningkatan Produktivitas

Presmis yang diajukan oleh David Allen dalam Getting Things Done adalah bahwa apa yang menghambat produktivitas kita sebenarnya adalah urusan² kecil (atau prencil₂) yang memenuhi isi kepala dan meja kita. Itu semua pada akhirnya yang sedikit banyak membuat kita resah hingga merasa tertekan. Nah, kita bisa menggunakan Aturan Dua Menit seperti yang dibahas di GTD untuk membersihkan rusuh² itu dengan cepat.

Sekedar mengingatkan, Aturan Dua Menit ringkasnya berbunyi seperti ini:

Manakala sesuatu yang muncul di kepala Anda itu bisa dirampungkan dalam waktu dua menit atau kurang, maka langsung lakukan saat itu juga, bahkan jika itu adalah urusan yang miliki tingkat prioritas rendah.

Aturan yang sederhana ini akan sangat membuat beda, terutama bagi mereka yang suka menunda-nunda. Banyak orang yang ‘hobi’ menumpuk daftar To-Do tanpa langsung mengerjakaannya, sehingga kemudian daftar To-Do nya tadi menumpuk sampai yang bersangkutan jadi males banget untuk mengerjakannya. Dengan Aturan Dua Menit, Anda bisa mulai membereskan banyak urusan dengan segera sehingga pikiran kita bisa punya ruang lebih luas untuk aktivitas yang lebih produktif.

Contoh dari aktivitas yang masuk dalam cakupan aturan dua (atau 3/4) menit adalah:

• Membaca email
• Mengirimkan email reply yang meminta konfirmasi berupa jawaban iya atau tidak.
• Memindahkan email ke folder tertentu (misal yahoo) atau memberinya tag tertentu (gmail)
• Menghapus email yang Anda tidak butuhkan (notifikasi facebook? )
• Melakukan transaksi online-banking
• Reply komentar di blog

Sesungguhnya tak ada manfaat dari melakukan penundaan untuk aktivitas dua menitan ini. Coba kita pikir deh, apapun next-action yang tidak kita kerjakan pada saat itu pasti harus ditulis -dikeluarkan dari ‘kepala’- dan kemudian harus pikirkan juga bagaimana itu nanti akan ditempatkan di sistem To-Do list. Jika Aturan Dua Menitan ini tidak dijalani, akanlah butuh waktu lebih lama bagi Anda untuk menuliskan kembali, mereviewnya nanti, dan memeriksanya lagi nanti. Mending sejak awal itu semua langsung melakukannya.

Ada orang² yang lantas punya kekhawatiran bahwa Aturan Dua Menit ini akan membuat seseorang jadi sibuk sendiri mengurusi hal-hal kecil , dan melupakan urusan² yang lebih besar dan lebih penting. Nah, terkait hal ini, perlu kita camkan, bahwa pertanyaan pertama yang perlu diajukan terhadap setiap rencana tindakan adalah: “Apa bener sih ini perlu aku lakukan?” Bila jawabannya adalah IYA, maka alternatifnya cuma dua: dilakukan sekarang, atau ditulis di daftar untuk dilakukan nanti. Yang jelas begini: semakin banyak daftar yang Anda lihat dalam daftar, biasanya semakin Anda merasa malas untuk melihatnya kembali. Bahkan meskipun separuh dari total yang ada di daftar itu sebenarnya bisa dirampungkan dalam 30 menit, kita bisa merasa lebih males sekedar melihatnya.

Lagipula, dalam realitas, jumlah urusan yang durasinya kurang dari dua menit sebenarnya tidaklah banyak² amat kok. Jadi sebenarnya kekhawatiran bakal menghabiskan ‘sepanjang hari’ untuk melakukan urusan² dua menit cuma didasarkan atas asumsi. Konkritnya tidak demikian kok.

Yang penting kita perhatikan kemudian adalah: hanya karena suatu urusan berdurasi pendek, bukan lantas itu bisa dibilang urusan yang tak penting. Menunda menelpon untuk menyepakati transaksi Purchase Order misal, dampaknya bisa merembet sampai ke belakang. Tidak jarang sebuah proyek besar jadi tertunda berhari-hari hanya karena seorang karyawan mengesampingkan paperwork tanpa melihat terlebih dahulu bahwa yang dibutuhkan di situ sebenarnya sekedar tanda tangan saja.

Termasuk juga email, kita juga perlu dengan segera memutuskan apakah setiapnya bisa ditindaki dalam dua menit atau kurang. Yang namanya email bisa menumpuk dengan cepat manakala kita sekedar membaca judulnya saja tanpa membuat keputusan terhadap masing²nya. Segera putuskan apakah email Anda perlu dibuang, diarsip dan ditandai (gmail punya banyak penanda yang berguna), atau segera direspon dalam waktu kurang dari dua menit.

Tapi kenapa sih kok dua menit? Kenapa bukan lima atau sepuluh?

Saya akan bahas di posting berikutnya, tentang Tanya Jawab seputar Aturan Dua Menit. Yang jelas, membaca posting ini juga butuh waktu kurang dari dua menit kan ya? 🙂

2 Responses to “Aturan Dua Menit untuk Peningkatan Produktivitas”

1. Rental mobil says:

   27 April 2009 at 8:32 am

   wah setuju bgt dengan artikel ini…
   artikelnya bagus pak. terimakasih

   Rental mobils last blog post..Toyota: Hybrid adalah Bisnis Inti Kami

   Reply
2. Pasang iklan baris says:

   27 April 2009 at 8:35 am

   kalo dipikir emang bener, jika kita menunda pekerjaan yg seharusnya bisa diselesaikn sekrg akan mengurangi produktifitas..wah artikelnya bole juga nih pak. thx buat ilmunya…..:D

   Pasang iklan bariss last blog post..bisnis pemula

   Reply